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A pesar de las nuevas plataformas de comunicación en la Red, el correo electrónico sigue siendo la principal institución, y sigue creciendo. Sin embargo suele aparecer difusa la frontera formal-informal, motivando errores de inferencia en el receptor. En un mail es sencillo confundir el tono. Aquí algunos consejos para mejorar este y otros aspectos:

- Formal o informal, separados o juntos, nunca revueltos.
- Dirigirse al receptor por su nombre de pila.
- Blackberry, PDA… explicitarlo “enviado desde tal dispositivo”: redime faltas ortográficas.
- Empezar por lo importante. Diferenciar lo principal de lo secundario. ¡Ve al grano!.
- Recalca el sentido del correo. “Le envio este mail para ….”
- Disculparse al responder excesivamente tarde, aliviando la ansiedad generada.
- Si necesitas enviar info. delicada: Adjunta en PDF, más dificil de tergiversar.
- No etiquetes todos los mails con “urgente”, si todo es importante nada lo es.
- Si esperas respuesta, explicítalo: “Espero su respuesta”.
- El asunto del correo debe ser explícito, dejando claro el sentido del contacto.
- Entre dos partes no reenviar el mismo mail de forma reiterada. Re: Re: Re: Algo
- Cuando lo anterior ocurre, enviar otro mail distinto con el asunto actualizado.
- No responder a todo lo que llega, al menos no de manera inmediata, pensar dos veces antes de enviar.
- Mantener ciertas formas aun en un mail informal.
- No enviar correos informales a direcciones email profesionales.
- Tu dirección de correo debe dejar claro quien eres, lo más formal posible, nombre y apellidos por ejemplo.
- Es buena idea tener un correo para registrarse en webs, evitarás mucho SPAM.
- Las palabras en mayúsculas las estas gritando. A NADIE LE GUSTA QUE LE GRITEN.
- ¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡a nadie le gusta que le griten, no excedas en exclamación!!!!!!!!!!!!!!
- Evitar ironías y sarcasmos, pueden generar errores de interpretación.
- Utilizar frases cortas y sencillas de comprender. Utilizar abundantes signos de puntuación.
- Al final una despedida “atentamente…”, “abrazos”…
- Tras la despedida firma personal y datos de contacto en un bloque independiente.
- Los emoticonos humanizan la conversación, usar con moderación.
- Manejar situaciones comprometidas y tantear terreno: Utiliza el teléfono.
- Conseguir un compromiso de la otra parte: Utiliza el teléfono.
- Plus de privacidad y/o velocidad en la gestión: Utiliza el teléfono.
- Expresar emociones: Utiliza el teléfono.
- Conversación fluida: Mensajería instantanea (si necesitas un log y algo de tiempo de reflexión) o teléfono.
- Reducir el máximo peso posible de los adjuntos
- Explicitar en el texto qué son y de qué tipo los adjuntos.
- Dos cuestiones importantes diferenciadas: Dos emails distintos
- No compartas siempre tu agenda de contactos: Utiliza CCO.
- Incluir a un compañero de trabajo o amigo en el CCO de mails importantes confiere fe en la persona.
- No utilizar CCO en correos de empresa, a menos que sea alguién de confianza o supervise una comunicación con el exterior.
- Explicita el motivo por el cual incluyes CC, piensa dos veces en la reacción del receptor principal.
- Utiliza CC en contactos dentro de una jerarquía, el jefe para hablar con un subordinado debe incluir en CC todos los que les separan.

por Antonio Castro Lorenzo

Esta entrada fue publicada el Noviembre 23, 2009 a 9:33 pm y está archivada en Batallitas&Periodismo, Red&Bitácoras.