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A pesar de las nuevas plataformas de comunicación en la Red, el correo electrónico sigue siendo la principal institución, y sigue creciendo. Sin embargo suele aparecer difusa la frontera formal-informal, motivando errores de inferencia en el receptor. En un mail es sencillo confundir el tono. Aquí algunos consejos para mejorar este y otros aspectos:

- Formal o informal, separados o juntos, nunca revueltos.
- Dirigirse al receptor por su nombre de pila.
- Blackberry, PDA… explicitarlo “enviado desde tal dispositivo”: redime faltas ortográficas.
- Empezar por lo importante. Diferenciar lo principal de lo secundario. ¡Ve al grano!.
- Recalca el sentido del correo. “Le envio este mail para ….”
- Disculparse al responder excesivamente tarde, aliviando la ansiedad generada.
- Si necesitas enviar info. delicada: Adjunta en PDF, más dificil de tergiversar.
- No etiquetes todos los mails con “urgente”, si todo es importante nada lo es.
- Si esperas respuesta, explicítalo: “Espero su respuesta”.
- El asunto del correo debe ser explícito, dejando claro el sentido del contacto.
- Entre dos partes no reenviar el mismo mail de forma reiterada. Re: Re: Re: Algo
- Cuando lo anterior ocurre, enviar otro mail distinto con el asunto actualizado.
- No responder a todo lo que llega, al menos no de manera inmediata, pensar dos veces antes de enviar.
- Mantener ciertas formas aun en un mail informal.
- No enviar correos informales a direcciones email profesionales.
- Tu dirección de correo debe dejar claro quien eres, lo más formal posible, nombre y apellidos por ejemplo.
- Es buena idea tener un correo para registrarse en webs, evitarás mucho SPAM.
- Las palabras en mayúsculas las estas gritando. A NADIE LE GUSTA QUE LE GRITEN.
- ¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡a nadie le gusta que le griten, no excedas en exclamación!!!!!!!!!!!!!!
- Evitar ironías y sarcasmos, pueden generar errores de interpretación.
- Utilizar frases cortas y sencillas de comprender. Utilizar abundantes signos de puntuación.
- Al final una despedida “atentamente…”, “abrazos”…
- Tras la despedida firma personal y datos de contacto en un bloque independiente.
- Los emoticonos humanizan la conversación, usar con moderación.
- Manejar situaciones comprometidas y tantear terreno: Utiliza el teléfono.
- Conseguir un compromiso de la otra parte: Utiliza el teléfono.
- Plus de privacidad y/o velocidad en la gestión: Utiliza el teléfono.
- Expresar emociones: Utiliza el teléfono.
- Conversación fluida: Mensajería instantanea (si necesitas un log y algo de tiempo de reflexión) o teléfono.
- Reducir el máximo peso posible de los adjuntos
- Explicitar en el texto qué son y de qué tipo los adjuntos.
- Dos cuestiones importantes diferenciadas: Dos emails distintos
- No compartas siempre tu agenda de contactos: Utiliza CCO.
- Incluir a un compañero de trabajo o amigo en el CCO de mails importantes confiere fe en la persona.
- No utilizar CCO en correos de empresa, a menos que sea alguién de confianza o supervise una comunicación con el exterior.
- Explicita el motivo por el cual incluyes CC, piensa dos veces en la reacción del receptor principal.
- Utiliza CC en contactos dentro de una jerarquía, el jefe para hablar con un subordinado debe incluir en CC todos los que les separan.

por Antonio Castro Lorenzo